- Bearbeitung (analoger wie elektronischer) Posteingänge und Postausgänge
- Führen des Rechnungseingangsbuches
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit und Mailkoordination
- Bearbeitung und Aufbereitung der Gerichtspost
- Ausfertigung von Dokumenten für die Führungskräfte und Sachbearbeitenden
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Terminorganisation
- Fristenüberwachung
- Protokollführung
- Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Jugendhilfeausschusses und der Unterausschüsse
- Unterstützung im Veranstaltungsmanagement
- Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Datenpflege
- Versand von Unterlagen an Dritte und Nachhaltung des Rücklaufs
- Anlage von Stammdaten im Fachprogramm
Ihre Aufgabenschwerpunkte in unserem Team
Ihr Profil
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Notarfachangestellter (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellter (m/w/d) oder verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung bzw. im Bereich der Jugendhilfe. Alternativ haben Sie einen BI-Lehrgang abgeschlossen.
Sie verfügen über eine umsichtige, selbständige und strukturierte Arbeitsweise und sind empathisch sowie kommunikationsfähig. Des Weiteren zeichnen Sie sich durch ein großes Organisationsgeschick aus, sind technisch aufgeschlossen und sicher in der Anwendung der MS Office Programme (Word, Excel, Powerpoint usw.).
Vorausgesetzt werden mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf Niveaustufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens.